Форма обращений и порядок их рассмотрения

Инструкция по работе с обращениями граждан

1. Общие положения

1.1. Инструкция по работе с обращениями граждан в муниципальном бюджетном учреждении «Котласский городской архив» (далее - Инструкция) определяет порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан, контроля за их исполнением, организации приема граждан.

1.2. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с:

– Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

– иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации;

– настоящей Инструкцией.

1.3. Предусмотренный Инструкцией порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан не распространяется на обращения граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным законодательством, законодательством о гражданском судопроизводстве, законодательством об административных правонарушениях и трудовым законодательством Российской Федерации.

1.4. Организация работы по приему граждан, регистрации и контролю исполнения предложений, заявлений или жалоб граждан (далее — обращения граждан) в адрес муниципального бюджетного учреждения «Котласский городской архив» (далее – МБУ «Котласский городской архив») осуществляется назначенным приказом директора должностным лицом, ответственным за работу с обращениями граждан (далее - ответственный специалист).

Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

1.5. Ответственность за организацию и соблюдение установленных сроков рассмотрения обращений граждан возлагается на руководителя МБУ «Котласский городской архив».

Ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан в МБУ «Котласский городской архив» несет ответственный специалист.

2. Основные термины, используемые в Инструкции

1) обращение гражданина - изложенное в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина;

2) предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

3) заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

4) жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

5) должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления;

6) повторное обращение - повторными считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

3. Прием и регистрация поступающей корреспонденции

3.1. Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации».

В обращении в форме электронного документа гражданин в обязательном порядке указывает свою фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные материалы или их копии в письменной форме.

3.2. Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются в приемной учреждения ответственным специалистом.

Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в приемной учреждения ответственным специалистом. Ответственный специалист уточняет в случае неразборчивого написания фамилию, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, наличие личной подписи и даты. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в МБУ «Котласский городской архив».

3.3. При регистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углу ставится штамп учреждения, куда вписывается входящий номер и дата регистрации письма. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.4. Регистрация писем граждан производится в автоматизированном режиме в базе данных с последующим составлением регистрационно-контрольной карточки, которая содержит:

- Ф.И.О. обратившихся граждан;

- район проживания;

- вид корреспонденции (факс, сеть Интернет);

- краткую аннотацию поставленных в письме вопросов, которая обосновывает адресность направления письма на рассмотрение.

3.5. Обращения на иностранных языках, поступившие в учреждение, направляются для последующего направления текстов для перевода в соответствующие структуры в Управление по социальным вопросам администрации городского округа Архангельской области «Котлас». Датой регистрации является день поступления перевода текста в учреждение.

3.6. При поступлении повторных обращений в регистрационно-контрольной карточке указывается признак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям.

3.7. Служебные письма, то есть документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, подлежат регистрации ответственным специалистом, в случае если содержат просьбу, ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. В данном случае в регистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - руководителя и гражданина, по поводу которого обращаются.

3.8. При регистрации коллективных обращений, в которых указано несколько авторов, в регистрационно-контрольную карточку вносится первая фамилия заявителя, в том числе и тот автор, в адрес которого просят направить ответ.

3.9. Указание об исполнении писем граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения.

Не разрешается передавать письма от одного сотрудника учреждения другому, минуя ответственного специалиста по работе с обращениями граждан.

3.10. Письма с резолюциями фиксируются в журнале отправки и под роспись передаются ответственному специалисту (в случае его отсутствия специалисту, назначенному приказом директора учреждения).

На письмах, направляемых на рассмотрение юридическим лицам в городском округе «Котлас» и государственные казенные учреждения Архангельской области - центры социальной поддержки населения муниципальных районов ставится штамп: «Подлежит возврату».

Не возвращаются ответственному специалисту письма с резолюциями: «Для сведения».

3.11. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

3.12. Письма с просьбами о личном приеме руководителем учреждения рассматриваются как обычные обращения.

4. Сроки рассмотрения обращений

4.1. Письменные обращения, поступившие в МБУ «Котласский городской архив», рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Если установленный срок рассмотрения истекает в нерабочий день, последним днем рассмотрения считается день, предшествующий нерабочему.

Окончанием срока рассмотрения обращений (запросов) считается дата направления письменного ответа автору о принятом решении.

4.2. В исключительных случаях, а также в случае направление запроса, руководитель МБУ «Котласский городской архив» вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения гражданина, направившего обращение.

5. Требования к оформлению ответов на обращения граждан

5.1. Ответы по исполнению поручений поступают ответственному специалисту. В правом нижнем углу письма делается пометка о дате поступления ответа, проставляется регистрационный номер обращения.

5.2. Подготовленные исполнителями ответы на обращения с письмом заявителя, регистрационно-контрольной карточкой, другими материалами передаются ответственному специалисту, который передает их директору учреждения или лицу его замещающему на подписание.

5.3. Исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы.

5.4. Текст ответа должен излагаться четко, кратко, последовательно, давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

Ответ на обращение, поступившее в МБУ «Котласский городской архив», подписывается директором учреждения или лицом его замещающим.

5.5. Снять документы с контроля может только ответственный специалист.

5.6. Ответы, не соответствующие установленным требованиям, возвращаются исполнителю для доработки.

5.7. При утрате исполнителем письменных обращений директором учреждения принимается решение о проведении служебной проверки.

5.8. Данные о списании документа в дело заносятся в базу данных с проставлением даты закрытия письма, результатом рассмотрения, после чего вся переписка помещается в папку, на которой проставлен номер соответствующий составленной номенклатуре.

5.9. Обращения граждан хранятся в архиве учреждения в течение 5 лет, затем архивные дела, срок хранения которых истек, представляются на заключение экспертной комиссии МБУ «Котласский городской архив», после чего составляется соответствующий акт на уничтожение, утверждаемый директором.

6. Рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан

6.1. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Прием граждан по личным вопросам в МБУ «Котласский городской архив» каждый понедельник и вторник ведет директор учреждения.

6.2. Ответственный специалист разъясняет порядок приема директором, сообщает о времени и месте проведения личного приема.

Местом проведения личного приема является кабинет директора.

6.3. На личном приеме директором учреждения заполняется регистрационно-контрольная карточка. В случае, если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными, и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию директора учреждения, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

6.4. После приема регистрационно-контрольные карточки передаются ответственному специалисту для регистрации и отправки на исполнение.

6.5. График приема граждан директором размещен на информационном стенде учреждения.

7. Порядок рассмотрения отдельных обращений

7.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в муниципальный или государственный орган в соответствии с его компетенцией.

7.2. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению в иные муниципальные или государственные органы, об этом в семидневный срок сообщается автору обращения, если его фамилия и адрес поддаются прочтению.

7.3. В случае если обращение направлено в учреждение из отдела по работе с обращениями граждан администрации МО «Котлас» не по принадлежности, в семидневный срок обращение возвращается в вышеуказанный отдел с указанием рекомендуемого учреждения, в которое следует направить обращение.

7.4. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию учреждения, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в ч.4 ст.11 Федерального закона № 59–ФЗ от 2 мая 2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

8. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений

8.1. Работники МБУ «Котласский городской архив» осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушений прав, свобод и законных интересов граждан.

8.2. Лица, виновные в нарушении федерального закона № 59-ФЗ от 2 мая 2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Котласская межрайонная прокуратура 16.09.2020 № 40-05-2020

Берегитесь мошенников! Прочитайте информацию...