Как сдать документы в архив

В МБУ «Архив МО «Котлас»» поступают на хранение документы от юридических и физических лиц.

Юридические лица — организации муниципальной и иных форм собственности, сдающие документы на хранение, представляют несколько групп:

1. Организации — источники комплектования МБУ «Архив МО «Котлас»», включенные в список источников, передают на постоянное (вечное) хранение управленческие документы, отражающие основную деятельность. Срок временного хранения документов в организациях - источниках комплектования до передачи в муниципальный архив составляет 5 лет для муниципальных структур, 10 лет для государственных структур, 15 лет для федеральных структур. Прием производится на основании плана-графика комплектования муниципального архива в соответствии с описями, утвержденными ЭПК Министерства культуры Архангельской области, с оформлением акта приема-передачи.

В случае ликвидации организации — источника комплектования на хранение передаются управленческие документы и документы по личному составу (на платной основе).

2. Организации муниципальной формы собственности, не являющиеся источниками комплектования, при ликвидации, при смене формы собственности без правопреемника, передают на хранение документы по личному составу на срок до 75 (50) лет.

3. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

В соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" "при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства".

Документы поступают в архив в упорядоченном состоянии, после проведения комплекса работ по формированию документов в дела (единицы хранения), описанию и оформлению дел в соответствии с нормативными требованиями. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой к месту хранения, выполняются за счет организаций, передающих документы.

При организации работы по упорядочению документов рекомендуется использовать нормативно-методические документы:

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Физические лица — собственники или владельцы личных документов могут передать их на хранение в архив. Прием документов личного происхождения и фотодокументы осуществляется на основании договора между владельцем и архивом по сдаточной описи. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм хранения.

Котласская межрайонная прокуратура 16.09.2020 № 40-05-2020

Берегитесь мошенников! Прочитайте информацию...